Publicado 31/03/2022
¿Qué es el Compliance o Cumplimiento Normativo y por qué es importante?
El compliance es un conjunto de pautas que la ley exige que sigan las organizaciones.
En pocas palabras, el compliance es cuando una empresa sigue las leyes y regulaciones gubernamentales e internacionales relevantes para sus procedimientos.
No importa la industria o el tamaño de la organización, todas las empresas deben cumplir con ciertas leyes y reglamentos como parte de las operaciones.
En Colombia, no existe un plan de cumplimiento generalizado. Todas las empresas deberán estar informadas de las regulaciones propias de su sector y su ámbito de actuación; el desconocimiento de estas regulaciones podría ocasionar multas y demandas.
Por ejemplo, algunos estándares descritos para la industria alimentaria se centran en toda la cadena de suministro para garantizar la seguridad del producto.
Estos diferirían de los requisitos para la industria de servicios financieros, algunos de los cuales se enfocan en cómo manejar datos confidenciales y ciberseguridad.
Algunos ejemplos de regulaciones de cumplimiento normativo incluyen:
Ley 412 de 1997, por la que se aprueba la “Convención Interamericana contra la Corrupción”.
Ley 1474 de 2011, por la que se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1712 de 2014, por la que se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
Ley 1778 de 2016, por la que se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción.
El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Decreto 1848 de 2016, que fortaleció la composición de la Delegatura para Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. También crea una Dirección Legal de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Diferencia entre cumplimiento normativo y cumplimiento corporativo
El cumplimiento normativo: adherirse a las leyes gubernamentales, difiere de otros aspectos del cumplimiento corporativo: seguir políticas y normas internas.
Si bien ambos son importantes para garantizar la integridad, la seguridad y el comportamiento ético en las empresas, es útil comprender la diferencia.
El cumplimiento normativo es implementar los mandatos legales externos establecidos por el gobierno nacional o internacional.
Por el contrario, el cumplimiento corporativo es cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa, es seguir los requisitos internos establecidos por el negocio.
Ambos, sin embargo, ayudan a impulsar la responsabilidad en el lugar de trabajo.
¿Por qué el compliance / CUMPLIMIENTO normativo es tan importante?
El compliance / cumplimiento normativo es importante porque ayuda a proteger los recursos y la reputación de una empresa.
Se necesita tiempo para generar confianza con los clientes, prospectos y proveedores, y una gran parte de eso se centra en un comportamiento ético.
El cumplimiento sienta las bases sobre las que construye la reputación de una empresa. A veces, todo lo que se necesita es un paso en falso de cumplimiento y se rompe la confianza que ha llevado años construir.
¿Qué conductas dieron origen al compliance?
Las conductas que dieron origen al compliance fueron, principalmente el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Sin embargo, debido al rápido fortalecimiento de las redes criminales internacionales, muy pronto se amplió el catálogo de conductas para abarcar otras acciones, entre las que se encuentran la proliferación de armas de destrucción masiva, el soborno transnacional y el incumplimiento de las reglas de protección del medio ambiente
Durante los últimos cien años aproximadamente, el volumen total de leyes, reglamentos, normas y directrices ha aumentado de forma espectacular.
El cumplimiento no es solo para los sectores de servicios financieros o atención médica: afecta a todas las industrias y se ha convertido en una parte vital de las operaciones.
Entorno regulatorio en constante cambio
Con el entorno regulatorio en constante evolución, el objetivo de cumplimiento siempre está en movimiento; es importante no pasarlo por alto y estar informado de los cambios normativos y al mismo tiempo garantizar que se cumplan en todo momento o bien, asegurarse de tener siempre un profesional a mano para esta tarea.
Es posible que descubras que, justo cuando has logrado el cumplimiento total, algo cambia y tienes que modificar tu enfoque para mantenerte en cumplimiento. Tu negocio necesita poder adaptarse; de lo contrario lo pones en riesgo.
Tomar medidas para cumplir con las obligaciones legales puede parecer una obviedad de la gerencia, pero solo cumplir con los requisitos mínimos puede resultar en oportunidades perdidas.
Protege tu empresa
Las regulaciones existen por una razón: ayudan a proteger un negocio, sus empleados y sus clientes.
No cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo puede exponerlo a riesgos más allá de las multas.
Por ejemplo, las normas de seguridad existen para ayudar a proteger contra la violación de datos, las normas financieras existen para proteger contra el fraude y las normas de seguridad están diseñadas para mantener seguros a los trabajadores.
Estas regulaciones de cumplimiento no se implementan para hacer la vida más difícil; el cumplimiento de las normas beneficia tanto a la empresa como a las personas internas y externas.
El cumplimiento no se trata solo de mantenerse dentro de las reglas y regulaciones. También puede ser la diferencia entre ganar más trabajo y perderlo. Es por eso que muchas empresas contratan profesionales especialistas en cumplimiento para concentrarse en otros aspectos importantes de sus negocios.
¿Cómo Implementar un Plan de COMPLIANCE / Cumplimiento Normativo Efectivo?
Dado que el compliance o cumplimiento normativo es un asunto de suma importancia, una empresa debe adoptar un enfoque integral e intencional para crear un programa eficaz de compliance normativo que vamos a resumir en 3 puntos:
1. Llevar a cabo una auditoría de cumplimiento
Un primer paso hacia el cumplimiento normativo comienza con una auditoría integral para determinar una línea base de cumplimiento e identificar dónde se encuentran las áreas problemáticas.
Con la auditoria se reflejaran las fortalezas y debilidades de todo, desde las políticas de seguridad hasta los procedimientos de gestión de riesgos.
La evaluación de riesgos, por ejemplo, permite no solo identificarlos y la probabilidad de que ocurran, sino también su impacto potencial en una organización.
Una vez identificadas las debilidades, brechas de cumplimiento o áreas problemáticas, se pueden poner en práctica las mejores prácticas.
2. Establezca y mantenga sus políticas y procedimientos
No es suficiente simplemente tener políticas y procedimientos; estos deben revisarse regularmente para mantenerse al día con el panorama regulatorio en constante cambio.
A parte de tener políticas y procedimientos específicos vinculados al cumplimiento, un componente clave de la gestión de políticas implica la necesidad de realizar un seguimiento de verificación de que los empleados han leído y firmado tus políticas.
Esto juega un papel muy importante para poder demostrar el cumplimiento en el futuro, si es necesario.
Si se puede demostrar que un empleado conocía la política, la leyó y reconoció, y la violó de todos modos, entonces la responsabilidad de la empresa disminuye significativamente.
Esto proporciona una posición mucho más fuerte para tomar medidas contra ese empleado.
3. Mejora continua
El cumplimiento no es un programa único.
Una empresa necesita incorporar períodos regulares de revisión y auditorías. Además, debe buscar aportes de expertos en la materia que pueden realizar un seguimiento de los cambios normativos y comprender su impacto en tu negocio.
Esto te permite evaluar continuamente la efectividad del programa y ser proactivo en tus acciones.
Ahora que comprendes la importancia crítica del cumplimiento normativo y los desafíos que podrías enfrentar, puedes utilizar las pautas anteriores como tu plan de acción.
Estos pasos te ayudarán a crear un programa efectivo de cumplimiento normativo en tu negocio que proteja tus recursos, tu reputación y tus audiencias internas y externas.
¿Cuáles son las ventajas de aplicar compliance en la empresa?
- Evitar sanciones y pérdidas económicas.
- Proporcionar mayor seguridad jurídica.
- Suponer un refuerzo de la ciberseguridad.
- Proteger la reputación empresarial.
- Propiciar más confianza en el mercado.
- Incentivar los acuerdos comerciales y de colaboración con otras empresas.
¿Cuáles son los beneficios para una organización con la contratación de expertos en compliance?
1. Ahorrar dinero
Si bien la contratación de un experto en cumplimiento implicará, por supuesto, un desembolso financiero inicial, para muchas empresas es una inversión que vale la pena sustancialmente.
Esto se debe a que no cumplir con las normas puede dar lugar a fuertes multas, y estas multas y sanciones pueden ser tan severas que muchas empresas no pueden recuperarse, tanto financieramente como en términos de confianza del cliente.
2. Mejorar la seguridad
El cumplimiento no se trata solo de ahorrar dinero y ganar más trabajo, también se trata de seguridad, tanto dentro de tu empresa como fuera de ella.
Muchas de las reglas, regulaciones y certificaciones de cumplimiento son códigos de mejores prácticas que ayudan a garantizar que todos estén protegidos en ambos lados, incluidos los clientes, el personal y los empleadores.
3. mejores oportunidades
Esto se debe a que un experto en cumplimiento puede garantizarle que tenga todas las acreditaciones y certificaciones relevantes para ser elegible para las mejores oportunidades.
Ahorrar tiempo
Al dejar el complicado trabajo de cumplimiento a profesionales que realmente lo conocen y lo entienden, tú y el resto de tu equipo tendrán más tiempo para dedicarse a sus funciones principales.
Hacer cumplir el cumplimiento ayuda a tu empresa a prevenir y detectar violaciones de las reglas, lo que protege a tu organización de multas y demandas. El proceso de cumplimiento debe ser continuo.
Las sanciones por incumplimiento han aumentado durante la última década y existen repercusiones a largo plazo para cualquier empresa que no cumpla con una regulación importante.
¿Los clientes realmente querrían usar los servicios de una empresa que ha sido multada por no cumplir con las reglas del compliance y ha sido negligente con los datos de sus clientes?
Tal vez, pero si hubiera una empresa similar que hubiera demostrado ser capaz de cuidar los datos de los clientes, sería una elección clara y fácil.
Contratar a un experto en cumplimiento es asegurarse de que comprendes todas tus obligaciones legales y cómo cumplirlas.
En ParSevicios.com grupo empresarial, contamos con el programa para soluciones integrales en cumplimiento normativo para gestionar todas tus relaciones comerciales
ESCRÍBENOS
LLÁMANOS
Colombia: 57 (601) 917 2103
Perú: 51 1 701 8713
Brasil: 55 11 319 57643