Cadena de suministro, Compliance

¿Qué es la due diligence o debida diligencia en la cadena de suministro?

Publicado 18/04/2022

Un tema importante dentro de las organizaciones para la gestión de riesgos se refiere a la due diligence de la cadena de suministro o debida diligencia que en pocas palabras es el proceso de realizar las averiguaciones pertinentes para determinar si un tercero existente o potencial es honesto y legítimo.

Las cadenas de suministro de hoy son más largas que en el pasado. También son globales, lo que los deja expuestos a una gran cantidad de amenazas, como guerras comerciales, quiebras, ataques cibernéticos, clima extremo o mercados de divisas volátiles.

Esto hace que mitigar los riesgos de los proveedores sea mucho más difícil, pero no imposible. Por eso, ha ido creciendo una tendencia en la dirección de garantizar la visibilidad y la transparencia en la cadena de suministro.

Las organizaciones de adquisiciones deben estar atentas y monitorear el riesgo utilizando datos precisos y oportunos sobre quién está exactamente detrás de los negocios con los que trabajan.

¿Cuál es el objetivo de la due diligence?

Esencialmente, la due diligence busca establecer si una empresa está siguiendo las reglas como deberían ser, antes de firmar un contrato o iniciar una relación comercial o laboral en curso para identificar cualquier problema potencial o responsabilidades inesperadas.

Dado que los riesgos para una persona jurídica pueden derivar de fuentes internas pero, también, de fuentes externas, cuando un negocio específico depende o ve compartida parte de sus actividades con terceros, estos terceros deben ser objeto de atención dentro de la evaluación y gestión de riesgos.

Cada vez hay más consumidores éticos que toman nota del origen y antecedentes de los productos y servicios que compran.

Su mayor enfoque no solo se basa en sus elecciones personales, sino también en asuntos corporativos, lo que hace que el conocimiento sobre terceros sea más importante que nunca.

¡Las empresas deben ser conscientes de los riesgos inherentes de terceros!

La principal preocupación solía ser la corrupción, ya que las regulaciones internacionales contra la corrupción y el soborno ganaron fuerza y ​​resultaron en miles de millones en multas.

Pero ahora, los criterios ambientales, sociales y de gobernanza (criterios ASG o ESG por sus siglas en inglés) deben agregarse a la lista de consideraciones sobre todos los socios comerciales externos, especialmente en la cadena de suministro.

Cumplir con la ley y sus reguladores para evitar sanciones o incluso prisión ahora también incluye satisfacer a los usuarios finales, prospectos, inversionistas, competidores, otros proveedores y los medios.

El tribunal de la opinión pública se mueve mucho más rápido y, a menudo, con más severidad que los tribunales de justicia.

¿Cómo minimizar los riesgos legales y mantener la reputación  de una corporación?

 La due diligence de la cadena de suministros ayuda a las empresas a minimizar el riesgo de estar expuestas a conflictos legales y de reputación al investigar a los socios comerciales que se alinean con sus propios altos estándares. Esta información le permite a una empresa acceder a información relevante sobre sus socios externos.

Los socios externos se refieren tanto a los jugadores del lado del mercado, es decir, a todas las partes involucradas en el lado de la oferta, incluidos los vendedores, la logística y los proveedores, como al lado de la venta que incluye mayoristas y distribuidores.

La información de calidad también brinda a las empresas la oportunidad de tomar una decisión informada con respecto a un socio externo, ya sea participar o continuar en el negocio o terminar la relación, para mitigar cualquier riesgo relacionado con el socio.

¿Dónde debe comenzar el proceso de debida diligencia de tu cadena de suministros? 

La respuesta más clara puede ser comenzar con los socios más cercanos y desarrollar el conocimiento de terceros a partir de ahí.

Un enfoque gradual puede permitir comprender mejor la información recopilada a medida que se busca información de la cadena de suministro de un socio.

Asimismo, las empresas que presten servicios y productos financieros deberán prevenir y tomar medidas frente a los impactos adversos sobre los derechos humanos, el medio ambiente y garantizar la buena gobernanza.

 Identificación de riesgos específicos de la cadena de suministros

Imagina que tu negocio es una empresa internacional que depende de varios proveedores externos. ¿Cómo puedes saber que tus abastecedores no están involucrados en casos de corrupción o soborno, no están explotando a sus trabajadores, contratando trabajo infantil o forzoso o pagando salarios injustos?

Puedes encontrar las respuestas aplicando la debida diligencia en la cadena de suministro.

¿Cómo funciona la debida diligencia en la cadena de suministro?

La due diligence de la cadena de suministros es un proceso constante que comienza antes de iniciar un negocio con un tercero y continúa a través de un monitoreo continuo incluso después de la firma de un contrato.

El proceso suele comenzar con un cuestionario de incorporación, hecho a medida para tu empresa.

En función de las respuestas de un proveedor potencial, tu decidirás si participar o no en negocios con ellos, según los riesgos a los que puedan exponer a tu empresa.

Asimismo, una vez aceptado como proveedor, de acuerdo con el nivel de riesgo que asumes, se definirá la frecuencia de seguimiento permanente así como los parámetros de seguimiento.

¡El deber de conocer y comprender el negocio de un tercero, así como a las personas que lo respaldan, es una responsabilidad permanente que las empresas deben agregar a su lista! La buena noticia es que implementar sistemas de monitoreo de diligencia debida es una forma viable de lograrlo.

La información de un tercero que no está disponible públicamente, en realidad puede solicitársele a dicho tercero.

La información que proporcione, debe verificarse a través de documentación oficial, bases de datos gubernamentales, medios de comunicación y proveedores (https://www.miproveedor.com/)  especializados de due diligence.

Estos proveedores suelen tener expertos en la materia en todo el mundo con experiencia lingüística, industrial y específica del país para dar contexto a los hallazgos.

Independientemente de los métodos utilizados para identificar, analizar y remediar los riesgos, las empresas deben abordar los riesgos de cumplimiento de los proveedores, ya que es un área de creciente preocupación para los gobiernos de todo el mundo, así como para el público, los medios de comunicación, los consumidores y los inversores.

¿Cuáles son los desafíos de la debida diligencia?

Obtener una comprensión profunda de una empresa puede ser un proceso altamente especializado más allá de la mayoría de las personas sin experiencia en el campo.

Suele haber una gran cantidad de desafíos, pero los siguientes suelen estar entre los más comunes:

No saber qué preguntas hacer: Es de vital importancia saber de antemano cuáles son los problemas y qué preguntas de diligencia se deben hacer para investigarlos adecuadamente.

Lentitud de ejecución: Pedir que adquieran documentación o información puede llevar tiempo, a menudo con la consecuencia de retrasar el cierre de la transacción.

Falta de experiencia: Existe una buena posibilidad de que tengas que contratar a algunos trabajadores para al menos algunas partes del proceso de debida diligencia

Desafíos de costos: La due diligence puede ser costosa, llevar meses y muchas horas de especialistas, lo que hace que muchos piensen erróneamente que pueden tomar atajos.

¿Cómo  implementar la due diligence en la cadena de suministros?

Debido a la complejidad de los requisitos y desafíos es recomendable recurrir a personal capacitado o asesores externos para realizar una  verificación de debida diligencia. En Par Servicios tenemos un equipo de profesionales con la experiencia y conocimiento para acompañarlo durante todo el proceso.

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Un proceso manual puede volverse problemático rápidamente si una empresa no tiene suficientes recursos de empleados o no puede acceder a información relevante y actualizada.

Por lo tanto, las empresas deben hacer uso de terceros especializados que puedan automatizar los controles, respaldar las investigaciones y garantizar un seguimiento continuo de los riesgos.

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