La digitalización de procesos contractuales y sus ventajas
enero 24, 2023
Más allá de los retos ecológicos que representa la reducción del soporte en papel, la digitalización de los procesos contractuales tiene muchas ventajas desde el punto de vista económico y organizativo.
¡La digitalización de las compañías, dejó de ser un plan a futuro, para convertirse en una realidad!
En los últimos años se ha iniciado una auténtica revolución caracterizada por la automatización de los procesos corporativos.
En los contratos, en particular, ha permitido mejorar la eficiencia de los flujos relativos a los acuerdos entre las dos partes.
Tener un contrato firmado es importante en todos los modelos de negocio. El contrato establece las condiciones de un acuerdo entre las partes.
El expediente digital de contratos aporta más eficiencia a la gestión de contratos
¡Los contratos regulan relaciones complejas entre clientes y proveedores!
Dependiendo del modelo de negocio, el número de contratos a gestionar puede ser muy elevado, y la gestión eficaz de los contratos se convierte entonces en un factor de éxito relevante.
El archivo de contrato digital ayuda a mantener una visión general en todo momento, de los derechos y obligaciones derivados de los contratos y de los calendarios y fechas importantes.
De esta forma, se cumplen obligaciones y plazos (como fechas de terminación o prórrogas a renegociar), se evitan penalizaciones contractuales y se mantienen a la vista los derechos contractuales que pueden ser reclamados en caso de ser necesario.
La gestión de contratos digitales también facilita mucho que el control financiero evalúe los contratos en términos de duración y valor.
Todos los datos están disponibles inmediatamente de manera clara, sin tener que ir al archivo o desplazarse por los contratos en papel.
La automatización en los procesos comerciales ha hecho que todos los flujos de documentos sean más fáciles y rápidos, desde solicitar un servicio hasta reconocer la identidad de un cliente y luego firmar un acuerdo.
A estas alturas, la mayoría de las organizaciones han integrado soluciones innovadoras capaces de gestionar los procesos documentales de forma totalmente digital, renunciando por completo al componente papel.
Ventajas de la digitalización de procesos contractuales
Las ventajas de la digitalización de los contratos son tantas que no solo afectan al cliente, sino que recaen sobre todo en las propias empresas que adoptan estas soluciones.
1) Mejor experiencia de usuario para el cliente
Uno de los principales intereses de una empresa es fidelizar a sus clientes.
Si hay algo que todos los clientes odian es lidiar con páginas de documentación, formularios para firmar y largas esperas presenciales.
Con la digitalización de procesos, el cliente se ve muy beneficiado, ya que puede realizar la mayoría de las operaciones desde su dispositivo personal, cuando y donde prefiera.
2) Más ahorro y eficiencia
En comparación con los procedimientos tradicionales basados en papel, la automatización de los acuerdos hace que el servicio general sea significativamente más eficiente en términos de tiempo y dinero y productividad.
El menor consumo de papel y la menor utilización de mano de obra son dos aspectos fundamentales, ya que ayudan a reducir los gastos operativos de la empresa en un altísimo porcentaje.
Además, la sustitución de acciones manuales (tareas tediosas y lentas, que puede requerir habilidades específicas) por procesos automáticos ayuda mucho a optimizar los tiempos de ejecución por parte del personal.
3.) Libera espacio y evita el desorden creado por los medios físicos
Incluso los contratos extensos caben en poco espacio de almacenamiento a través de la digitalización en lugar de desperdiciar el costoso espacio de almacenamiento en salas de archivo.
4.) Procesos de aprobación simplificados
Todos los responsables de la toma de decisiones tienen acceso a todos los detalles relevantes del contrato en todo momento, de modo que las aprobaciones se pueden verificar y otorgar rápidamente.
5.) Fácil edición
De forma manual o automática, los cambios y adiciones se realizan de forma inmediata, rápida y sencilla.
6.) Seguridad incrementada
La automatización de contratos entre sus ventajas le garantiza a las organizaciones la máxima seguridad y protección frente a riesgos de error u omisión.
El acceso a los datos del contrato solo es posible para personal autorizado que utilice una contraseña como parte de un concepto de derechos y funciones.
Todos los datos del contrato se pueden duplicar y almacenar convenientemente en diferentes ubicaciones como copia de seguridad.
¿Por qué las empresas deberían digitalizarse?
La digitalización crea más competencia, y esta competencia conduce a más innovaciones.
El mundo de los negocios está evolucionando muy rápido y la competencia es cada vez más fuerte.
En este contexto, la digitalización es capaz de crear soluciones para problemas agudos.
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