Cualquier relación que las empresas tengan con las partes interesadas, como proveedores, socios y clientes, se rige por un contrato.
Por ello, es muy importante que la gestión de contratos se realice de forma “transparente y estandarizada” para sacar provecho de sus beneficios. Sin embargo, este proceso a menudo se caracteriza por la lentitud y la ineficiencia.
Problemas en la mala gestión de contratos
Los contratos mal administrados o sin supervisión pueden generar pérdidas significativas para las empresas.
Cuando se realiza de forma manual, este proceso está sujeto a cuellos de botella y malentendidos que ocurren en la vida cotidiana, además de tomar mucho tiempo para lograr el resultado deseado.
Estas son algunas de las principales consecuencias que más afectan a las organizaciones en lo que respecta a la gestión de contratos:
Pérdida de documento
Tiempo de permanencia en notarios
Pérdidas por incumplimiento de plazos
Mayor riesgo de incumplimiento
Lentitud en las negociaciones, creación y aprobación de contratos
Falta de estandarización de sistemas, procesos, formatos y cláusulas contractuales
Contratos dispersos en toda la organización
Grande desesperación de tempo con tarifas manuales
Flujos de aprobación ineficientes
Dificultad para gestionar versiones de contratos
Importancia de la gestión de contratos
La gestión de contratos es el proceso que coordina todo el ciclo de vida del contrato, desde las solicitudes iniciales, los cronogramas y las fechas de pago hasta el vencimiento y la renovación.
Para mejorar el desempeño operativo en las organizaciones y mitigar los riesgos financieros, los pasos de este proceso incluyen un análisis del desempeño contra los términos y fases del contrato.
Los contratos afectan muchas áreas dentro de una empresa y la forma en que se administran puede influir significativamente en el presupuesto, las operaciones, el servicio al cliente y la imagen de la empresa en el mercado.
Además, existe una creciente necesidad de una gestión de contratos transparente y eficiente para cumplir con los estándares regulatorios.
Por tanto, una gestión eficaz de los contratos mejora la productividad de la organización, facilita el trabajo de los empleados y genera mejores resultados en general.
¿Cuáles son los beneficios que la gestión de automatización de contratos puede aportar a una empresa?
Un proceso de gestión de contratos automatizado reduce la probabilidad de malentendidos y pérdidas.
De esta forma, las empresas buscan cada vez más procesos automatizados para potenciar su rendimiento y alcanzar sus objetivos.
Automatizar estas actividades reduce los pasos burocráticos, además de agilizar y facilitar todo el proceso.
La automatización convierte actividades desconectadas que generan gastos en procesos digitales centralizados y colaborativos, proporcionando visibilidad, optimización y diferenciación competitiva.
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Seguridad y centralización
Los contratos y los documentos relacionados a menudo se almacenan en múltiples carpetas físicas, generalmente sin control de acceso, lo que dificulta la gestión eficiente y segura de documentos. Además, esta forma de almacenamiento de archivos depende del papel y requiere un espacio físico considerable.
El almacenamiento de contratos en un repositorio central mejora la transparencia, la seguridad y la búsqueda durante todo el proceso. Un sistema de gestión de contratos automatizado permite el almacenamiento en la nube, que los protege con cifrado, lo que evita la pérdida de datos o la corrupción de archivos.
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Facilidad y practicidad en la gestión documental
La falta de estandarización hace que las empresas sean ineficientes en la gestión de contratos.
Las personas pueden trabajar con versiones incorrectas del documento, lo que genera una baja productividad y pone en riesgo a las organizaciones.
La automatización de este proceso garantiza su estandarización y se beneficia de una estructura interactiva que potencia la integración. De esta manera, genera eficiencia, ofreciendo pasos muy claros a realizar y frenando fallas, agilizando toda la cadena de procesos. Además, garantiza que los empleados utilicen siempre versiones actualizadas de estos documentos.
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Agilidad del proceso
Los contratos suelen repartirse entre empresas a la espera de su firma y muchas veces se pierden u olvidan en medio de tantos otros documentos, lo que acaba provocando un gran retraso en el proceso.
Con la automatización de procesos, las actividades de solicitud, aprobaciones, notificaciones y asignaciones de tareas se vuelven más fáciles.
Los candidatos y el departamento legal pueden realizar un seguimiento del viaje del documento en tiempo real, promover flujos de trabajo colaborativos y proporcionar herramientas de edición para que el equipo pueda trabajar en conjunto con mayor facilidad y rapidez.
También es posible definir recordatorios automatizados que alerten a las partes esenciales para la revisión del documento. Esto elimina el riesgo de perder contratos y no permite que se atasquen en los correos electrónicos o se acumulen en los escritorios de las personas.
Las firmas digitales también se pueden utilizar para aumentar la eficiencia y la seguridad en la ejecución de contratos.
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Seguimiento simplificado de vencimientos y renovaciones
Todos los contratos tienen una fecha de vencimiento definida y una fecha de entrega específica.
Parte de manejarlos es saber qué hacer a medida que se acercan a la madurez.
Muchos departamentos legales gestionan y controlan la validez y renovación de contratos utilizando hojas de cálculo, lo que requiere mucho trabajo manual.
El resultado de esta gestión es la generación de posibles contratos que se ejecutan automáticamente año a año en condiciones cada vez más desfavorables.
Además, en casos más severos, las organizaciones pueden presentar riesgos de cumplimiento al no cumplir con los términos del contrato o incluso vivir con contratos vencidos.
Una potente solución de gestión de contratos automatizada realiza un seguimiento automático de las fechas de renovación y caducidad, y notifica a los administradores con notificaciones anticipadas.
También proporciona informes para que la empresa esté siempre al tanto de la fase de cada contrato.
En Par Servicios nos encargamos de la creación, administración, seguimiento y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y legal de tu organización con empresas y personas naturales, reduciendo costos, eliminando riesgos, optimizando y simplificando los procesos.
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